Hai presente i testi dei documenti ufficiali, dei contratti o delle email che ti invia la banca? Lunghi, complessi, pieni di parole difficili e frasi complicate che spesso devi rileggere almeno due volte (se non tre) per capirci qualcosa? Ecco: quelli sono testi scritti in tono “freddo” (secondo la classificazione della Falcinelli), altrimenti detto “formale” o “istituzionale”.
Un esempio?
“Si comunica che la richiesta di cui all’oggetto verrà esaminata nei termini previsti dalla normativa vigente.”
Questi testi, tendenzialmente, non sono né divertenti né interessanti da leggere.
Anzi: spesso portano notizie noiose, e non fanno nulla per renderle più digeribili. Ma non è quello il loro scopo.
Un testo burocratico o istituzionale vuole comunicare informazioni importanti, mantenendo una voce autorevole, distaccata, imparziale.
Questo, in certi contesti, va benissimo così. Anzi: ti immagineresti la tua banca comunicarti il rifiuto di un prestito con una battuta? Sarebbe decisamente fuori luogo.
Il vero problema nasce quando questo tono diventa troppo complicato e difficile da comprendere. Perché parlare “istituzionale” non dovrebbe voler dire diventare incomprensibili.
In questo articolo ti spiego come puoi scrivere in tono burocratico o istituzionale restando comunque chiaro, leggibile e umano.
Ma allora: perché si usa?
Se è così noioso e spesso porta soo confusione alle persone, perchè si usa?
Il discorso, come in tutti i casi in cui si parla di Tono di Voce, la risposta sta nel brand che ci sta dietro, e nell’avere una comunicazione coerente che lo rispecchi il più possibile.
I toni “freddi” hanno senso quando a scrivere è un’istituzione, o quando si è in contesti in cui serve un linguaggio formale e imparziale.
Ad esempio:
- testi normativi o contrattuali;
- comunicazioni ufficiali della PA;
- verbali, atti, delibere;
- lettere formali, diffide, richieste legali
In questi casi, essere troppo informali potrebbe risultare poco professionale o addirittura inadeguato.
Ma appunto, freddo e formale non deve voler dire per forza complicato o alienante. Un tono istituzionale può essere comunque:
- accessibile, cioè comprensibile anche a chi, per esempio, non ha studiato diritto;
- inclusivo, evitando tecnicismi inutili o linguaggio di genere esclusivo;
- chiaro, cioè scritto con frasi semplici e una struttura logica comprensibile.
I problemi veri, iniziano quando il tono passa da semplicemente formale a “burocratese”.
Burocratese: cos’è e perché evitarlo (il più possibile)
“Burocratese” è un termine scherzoso e con accezione negativa, che indica un linguaggio esageratamente formale: ampolloso, ridondante, alienante, che fa quasi del “non farsi capire” il suo obiettivo ultimo.
I suoi tratti distintivi?
- Frasi lunghissime e passive;
- Uso eccessivo di sostantivi astratti (es. “attuazione”, “prosecuzione”);
- Termini vaghi o arcaici (“codesto”, “a decorrere da”);
- Costruzioni impersonali (“si rammenta che”, “viene richiesto di”).
Questo tipo di scrittura fa sentire chi legge escluso, disorientato, o addirittura messo alla prova. E rischia di portare al risultato opposto di quello iniziale: che dovrebbe essere di comunicare informazioni importanti
Come rendere il tono freddo più efficace
Quindi, se il tuo lavoro, o lo stile del tuo brand, ti portano a scrivere con un tono formale o istituzionale, puoi scappare dalle grinfie del burocratese e comunicare, comunque, in modo molto accessibile, chiaro ed empatico, senza perdere autorevolezza e formalità.
Ecco qualche consiglio pratico:
Taglia il superfluo
Semplifica le frasi. Se puoi dirlo in 10 parole invece che 20, fallo. E prediligi la forma attiva alla passiva.
Sostituisci i tecnicismi
Quando possibile, spiega i concetti con parole più semplici. Non tutti sono esperti del tuo settore.
Scrivi per chi legge, non per chi scrive
Immagina la persona dall’altra parte: cosa si aspetta? Cosa deve capire subito? Metti le informazioni importanti in alto, e guidala passo passo.
Sii neutro, ma non distante
Il tono formale può essere anche cortese, rispettoso, persino accogliente. Un “La invitiamo a…” può suonare mille volte meglio di un “Si comunica che…”.
In conclusione: il burocratico umano è possibile
Scrivere con un tono burocratico o istituzionale non significa, a priori, rinunciare alla chiarezza, né al rispetto per chi legge.
Significa, piuttosto, trovare l’equilibrio tra formalità e comprensione. Tra autorevolezza e umanità. E sì, è possibile.
Anzi: è proprio quando accade questo che la tua comunicazione può davvero fare la differenza. Dopotutto, alla fine, siamo persone che scrivono per altre persone.